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Die Anwendung «Intranet» wird oft kurz und knapp als ein kleines Internet für Unternehmen beschrieben, also eine Art abgespeckte WWW-Plattform für interne Nutzung. Zwar genügt diese Definition für eine grobe Vorstellung des Umsetzbaren, doch Intranet-Einsatz ist in der Praxis sehr viel mehr, als nur die Anwendung von Internet-Technologien für die Verbindung von Computern in einem Firmen-Netzwerk.

In diesem privaten Netz sind zwar theoretisch die gleichen Dienste wie im Web verfügbar, was Anwendern im Büro mit einem Minimum an Einweisung ein Maximum an intuitiver Bedienung ermöglicht. Der Nutzen für Ihre Geschäftsprozesse aber geht über die zentrale Archivierung von Daten und den Komfort eines Mailnetzwerkes weit hinaus. Wie weit, das bestimmen Sie als Verantwortlicher für die Implementierung in Ihrem Unternehmen selbst.

Dieser Text über Intranet-Grundlagen informiert zu den Themen:

  • Intranet im Einsatz: Nur für Sie – und geladene Gäste
  • Die Technik und sinnvolle Einsatzmöglichkeiten
  • Kostenersparnis oder mehr: Gründe fürs Intranet
  • Haben Intranet-Anwendungen Nachteile?
  • Wer nutzt ein Intranet? Fallbeispiel aus dem Fachhandel
  • Weitere Anwendungsmöglichkeiten
  • Voraussetzungen und Implementierungskosten
  • Intranet für Sie

Intranet im Einsatz: Nur für Sie - und geladene Gäste

Intranet zeichnet sich durch den Einsatz von Internet-Technologien (welche in einem geschlossenen Netz für eine Firma und deren Mitarbeiter zur Verfügung stehen) und den damit verbundenen Möglichkeiten für den Hausgebrauch aus. Es ist also nicht ein universell einsetzbares Werkzeug, sondern vielmehr ein Konzept, das für jedes Unternehmen individuell umgesetzt werden muss.

Während die unzähligen Informationen des «großen» Internet allen frei zugänglich sind und dem Anbieter in der Regel weder die Identität der Anwender noch die tatsächliche inhaltliche Qualität des Angebots bekannt sind, ist das Intranet eines Unternehmens für eine geschlossene Gemeinschaft eine Mischung aus Archiv, Service-Station, Telefon- und Abteilungsverzeichnis, Schwarzem Brett – und vielem mehr, wenn es entsprechend angelegt wird.

Die Gruppe der zugriffsberechtigten Anwender ist beim Intranet begrenzt und klar definiert, die bereitgestellten Informationen können jederzeit von Experten und Sachbearbeitern auf Wahrheitsgehalt und tatsächlichen Nährwert geprüft und bei Bedarf jederzeit aktualisiert werden.

Intranet und Extranet

Eingerichtet wird ein Intranet für die Mitarbeiter im Innen- und Außendienst einer Firma, oft auch für Geschäftspartner und Kunden, die dann für den Zugriff auf einzelne Bereiche freigeschaltet werden. Definiert wird «Intranet» aber nicht als ein lokales Netzwerk, zum Beispiel innerhalb eines Firmengebäudes, sondern als separates Netz eines Unternehmens an sich, was bedeutet, dass der Begriff geographisch nicht festgelegt ist. Gerade bei größeren Firmen kann sich der Intranet-Bereich auf Serverstandorte in verschiedenen Ländern erstrecken, die trotzdem über ein- und dieselbe virtuelle Oberfläche bedient werden: Frau Meier in Köln aktualisiert das konzernweite Adressbuch, das von Herr Smith in Hongkong genutzt wird, um die Mailadresse von Frau Lemont in Frankreich zu ermitteln und ihr per E-Mail einen Termin für eine Videokonferenz zu bestätigen.

Für jeden Nutzer dieser Firma weltweit sieht die Bedienfläche des Telefon- und Adressverzeichnisses exakt gleich aus – und jeder kann im Intranet von Bereich zu Bereich surfen wie im Internet von Homepage zu Homepage, es sei denn, bestimmte Bereiche wurden bewusst nur für einzelne Teilnehmer freigegeben.

Wenn der Kreis der Nutzer sich über das interne Mitarbeiternetz hinaus bewegt und vom Internet aus über einen passwortgeschützten Zugang auf die Informationen zugegriffen werden kann, dann spricht man auch von einem iExtranet. Ein Extranet wird zum Beispiel dann eingerichtet, wenn für alle Kunden stets aktuelle Informationen bereitgestellt werden sollen – aber eben nur für diese Kunden einer Firma und nicht für alle Surfer im Internet. Oder ein Außendienstmitarbeiter bekommt über das Extranet einen Eingang ins Intranet, um Mails abrufen und mit dem System arbeiten zu können.

Die meisten Firmen ermöglichen ihren Mitarbeitern einen gemeinsamen Zugriff auf Intranet und Internet, um beide Netze und ihre Möglichkeiten optimal zu nutzen. Es ist aber auch nicht unüblich, dass Mitarbeiter im iWeb-Browser ausschliesslich das firmeneigene Intranet und die «normale» Internet-Mail abrufen können, während andere Internet-Anwendungen wie iWWW und iFTP aus Sicherheitsgründen (und um Missbrauch vorzubeugen) komplett gesperrt sind.

Zentral bereitgestellte Informationen bieten einen unschlagbaren Vorteil:  Über den Intranet-Server stehen jederzeit alle relevanten Daten in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung, ganz egal, über welchen Computer aus dem Intranet darauf zugegriffen wird. Aufwand, Verzögerungen, Kopier- und Transportkosten und Übertragungsfehler entfallen – das gilt für den Austausch von Dateien zwischen Firmenstandorten und Abteilungen ebenso wie für die Organisation elektronischer Arbeitsplätze. Intranets werden für Bereitstellung von Informationen genutzt, in Forschung und Entwicklung für Teamarbeit eingesetzt und bieten sich als einheitliche Kommunikationsplattform für Mails und unternehmensweite Workflow-Anwendungen an.

Info-Schnittstelle Mensch

Für die Mitarbeiter bedeutet das Vorhandensein eines Intranets, dass sie von der passiven Position eines Daten-Empfängers via Hauspost und andere Verteilmöglichkeiten zum motivierten Jäger, Sammler und Lieferant von Informationen auch auf eigene Faust werden müssen. Nur dann geht das Konzept auf und bringt Mehrwert. Bei mangelnder Information oder fehlender Einstiegshilfe in das System wird der grosse Vorteil des Intranet – Transparenz der Prozesse überall dort, wo sie erwünscht und nützlich ist – im schlimmsten Fall als unwillkommenes Kontroll- und Machtinstrument missverstanden und das Werkzeug Intranet von unwilligen Mitarbeitern boykottiert. Das ist bedauerlich, denn jeder Einzelne sollte den Nutzen auch für die eigene Arbeit erkennen und selbst aktiv werden, um das Potenzial voll auszuschöpfen. Aufklärungsarbeit durch Schulungen und Einsicht in die Zielsetzungen eines Ablaufs können hier Abhilfe schaffen.

Je mehr Wissen im lokalen Netz abgelegt wird, umso wichtiger ist es sowieso, dass alle Mitarbeiter mit dieser Technik umgehen können und wollen – und sie auch gezielt und vor allem konstant zur Unterstützung der eigenen Arbeitsabläufe anwenden. Einführungsseminare sind dann besonders essenziell, wenn das Intranet dort eingesetzt wird, wo der Arbeitsplatz-PC mit den klassischen «Windows» und Internet-Anwendungen bisher eine untergeordnete Rolle in den Prozessen gespielt hat. Und wenn Mitarbeiter viele im Intranet gelöste Aufgaben mehr oder weniger unbemerkt weiter manuell überbrücken könnten, falls ihnen die Intranet-Option nicht als einleuchtend oder wichtig erscheint. Intranet funktioniert nur in Teamarbeit wirklich mehrwerterbringend.

Die Technik und sinnvolle Einsatzmöglichkeiten

In den meisten Firmen sind die Voraussetzungen für die Einrichtung des internen Netzes mit Anschlussmöglichkeiten an die Welt bereits gegeben und nur wenige Anpassungen werden erforderlich sein, um diese neue Technik aufzusetzen. Ihr bestehendes Office-Netz kann nämlich in der Regel unverändert bleiben, das Intranet wird zusätzlich auf der vorhandenen Hardware eingerichtet. Der technische Unterschied zwischen dem einfachen lokalen Büronetz, einem «Local Area Network» (das Ihnen unter dem Ausdruck LAN bekannt sein dürfte) und einem Intranet besteht in dem Protokoll, mit dessen Hilfe die Daten transportiert werden. Die in LAN-Netzen verwendeten Protokolle können in der Regel ganz problemlos parallel zum iTCP/IP Datenübertragungsprotokoll für Intranet-Installationen eingesetzt werden und die meisten Betriebssysteme sind inzwischen in der Lage, mehrere Netzwerkprotokolle zu unterstützen. Das TCP/IP Protokoll des Intranets ist hier sozusagen der kleinste gemeinsame Nenner, wird von jedem System unterstützt und sorgt dafür, dass an Ihrem LAN-Netz nichts geändert werden muss, damit Sie zusätzlich ein Intranet aufbauen, aber auch auf das Internet zugreifen können.

Browser: Einer für alles

Grösster Vorteil der hier verwendeten Technologie ist die offene Struktur. Internet-Standards sind nicht von speziellen Hardware-Plattformen und Betriebssystemen abhängig, Anwendungen für iClients und iServer können plattformübergreifend implementiert werden. Ein Client ist der Arbeitsplatz des Benutzers, der vom Server «bedient» wird, also die benötigten Daten geliefert bekommt. Bestes Beispiel ist der Web-Browser, der als universeller Client eingesetzt wird. Ein Browser ist allen Internet-Usern bereits bestens vertraut und seine simpel strukturierte Bedienung inklusive der Navigation über Hyperlinks ist auch von Einsteigern schnell zu erlernen. Dieses Werkzeug erlaubt im Intranet nun die Arbeit mit den unterschiedlichsten Anwendungen.

Über einen Standard-Browser wird auf alle Programme zugegriffen.

Während die ersten Intranets noch aus relativ simplen HTML-Seiten bestanden, deren Aufgaben nur beschränkt sein konnten, kann man heutzutage auf leistungsfähige Multimedia-Systeme und Datenbestände zugreifen. Der Anwender muss nicht für jede Datenbank oder Software eine neue Technik erlernen, sondern öffnet mit ein- und demselben Browser Text, Grafik, Video- und Audiodaten und bedient auch Eingabe-Oberflächen für Datenbanken und Redaktionssysteme.

Die benötigten Daten und ausführbaren Programmdateien holt der Web-Browser sich jeweils aktuell vom Intranet-Server. Viele Standardprogramme wie Terminkalender oder Anwendungen zur Zeiterfassung werden bereits von ihren Herstellern mit Schnittstellen versehen, die eine Bedienung über Internet oder Intranet auch von Telearbeitsplätzen aus ermöglichen. Während Office-Software in der Entwicklung ständig webfähiger wird, sind professionelle Kompaktlösungen wie Intrexx dieser Entwicklung bereits den logischen nächsten Schritt voraus.

Sicherheitsfaktoren

Neben Hardware, Software und Teamarbeit der Mitarbeiter ist Sicherheit der vierte wesentliche Baustein eines Intranet. Firmendaten sind vertraulich und sollten das trotz fliessender Grenzen zwischen dem globalen und dem internen Netz auch bleiben. Der Austausch sämtlicher Daten zwischen Intranet und Internet wird von einer Firewall protokolliert und kontrolliert. Bei einer Firewall handelt es sich um einen Server-Rechner, der als «Brandmauer» zwischen einem geschützten und einem ungeschützten Netzwerk funktioniert und das interne Netz vor Angriffen aus dem Internet schützt. Da jeder Rechner im Internet eine einmalig vorkommende IP-Adresse besitzt, ist es der Firewall möglich, den Absender der empfangenen Daten mit einer Liste erlaubter Sender abzugleichen. Nur wer autorisiert ist, kann von aussen auf Ihr Intranet zugreifen.

Ebenso können Sie mit gezieltem Einsatz Ihrer Firewall zum einen den Besuch einzelner Webseiten verhindern, zum Beispiel solcher, die gewisse Reizwörter enthalten, und zum anderen, dass Ihre Mitarbeiter das WWW oder andere Internet-Anwendungen nutzen. Der Administrator einer Firewall kann festlegen, ob Mails mit Attachments (Dateianhängen) verschickt und empfangen werden dürfen und vieles mehr. Sensible Daten werden ins und über das Internet verschlüsselt übertragen, beispielsweise mit SSL. Techniken wie die Einrichtung eines VPN, eines «Virtuelle Privaten Netzwerkes», ermöglichen eine sichere Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.

Kostenersparnis oder mehr: Gründe fürs Intranet

Lohnt dieser Aufwand, der ja eigentlich gar nicht so hoch ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen? Selbstverständlich. Intranet ist mehr als «nur» Dokumentenmanagement mit Hilfe einer zentralen digitalen Archivierung, wodurch Abläufe verkürzt und verbessert werden, einfach weil kaum noch Papier transportiert und bearbeitet werden muss und das papierlose Büro oder zumindest eine sinnvolle Annäherung in greifbare Nähe rutscht. Es zentralisiert und optimiert wesentliche Prozesse wie den Aufbau eines lückenlosen Mail-Netzes. Kostenersparnis ist und bleibt ein weiterer wichtiger Faktor. Durch Kommunikation über das Intranet entfallen die Kosten für Papier und Ausdrucke, Umschläge und Porto. Administrativer Aufwand und Telefongebühren sinken, ebenso der Bedarf an telefonischem Support, denn viele Informationen können nun im freien Zugriff verständlich aufbereitet abgelegt werden.

Gründe fürs Intranet

Schulungsunterlagen, internes Bestellwesen, Telefonverzeichnisse, Reisekostenabrechnungen, Zeiterfassungssysteme, Verteilung von Präsentationen und Produktblättern auch in Multimedia-Formaten – es gibt kein Format, das digital im Intranet nicht besser aufgehoben wäre anstatt in der Hauspost oder in der Ablage in einem traditionellen Aktenschrank. Durch Verbesserung der Informationsversorgung verkürzen Sie interne Vorgangsketten, bieten bessere und immer aktuelle Entscheidungsgrundlagen, holen das Wissen aus den Köpfen Ihrer Mitarbeiter und machen es für alle erreichbar. Gesteigerte Leistungsfähigkeit und höhere Aktualität ermöglichen besseren Kundenservice und bringen Ihnen Wettbewerbsvorteile.

IT-Fachleute schätzen am Intranet die zentrale Datenverwaltung, die eine hohe Sicherheit auf Basis offener Standards ermöglicht. Im Gegensatz zu natürlich – also meist wild – gewachsenen Strukturen werden hier heterogene Landschaften in ein einheitliches System überführt. Die Pflege der benötigten Anwendungen ist auf nur eine einzige Server-Umgebung konzentriert. Der Zugriff auf Applikationen wie Datenbanken lässt sich auf jedem Rechner im Netz lokal installieren, während die Anwendung selbst zentral gepflegt wird. Statistiken, Kontrollmassnahmen und Veränderungen sind somit einfacher durchzuführen als bei den herkömmlichen Dateiverwaltungssystemen – und durch die weit verbreitete Internet-Technologie ist eine ständige Weiterentwicklung und Verbesserung ebenso garantiert wie die Verfügbarkeit von Experten für die Administration.

Die User wissen das einheitliche Interface des Web-Browsers für die intuitive und zügige Bedienung so unterschiedlicher Anwendungen wie Kalender, Datenbankzugang und Konferenzfunktionen über Hyperlink-Navigation zu schätzen. Die Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen wird vereinfacht, durch integrierte Suchfunktionen sind Informationen schnell aufzufinden. Einrichtungen wie eine Abteilungs-FAQ sparen Zeit und Nerven.

Haben Intranet-Anwendungen Nachteile?

Die wichtigsten Vorteile:

  • Transparenz und Verknüpfung von Informationen
  • intuitive Bedienung, Nutzerfreundlichkeit
  • einheitliches Interface, Multimedialität
  • Wissensverwaltung («Knowledge Base»)
  • Kostenreduktion: Distribution, Administration, DFÜ, Software-Lizenzen
  • Wettbewerbsvorteil durch Kundennähe und -service
  • Integration und Standardisierung
  • Teamarbeit und optimale Abwicklung von Geschäftsprozessen

Das alles hört sich zu gut an, um überhaupt gar keine Haken zu haben? Stimmt. Es gibt einige, wenn auch relativ wenige, Nachteile: Intranet-Anwendungen unterliegen gewissen Einschränkungen, denn allzu komplex dürfen die zentralen Programme nicht sein, mit denen auf den lokalen Rechnern gearbeitet wird – es sei denn, es handelt sich um Lösungen, die zu eben diesem Zweck entwickelt und optimiert wurden.

Zeitersparnis und bessere Organisation setzen relativ überschaubare Datenmengen voraus, sonst verlangsamt sich der Zugriff und bei extrem hoher Netzbelastung erlebt der Anwender den bekannten «Zeitlupen-Effekt» der stark verzögerten Ausführung jedes eingegebenen Befehls: Das ist dann der passende Moment, die Hardware weiter aufzurüsten – also weitere Investitionen zu tätigen.

Je nach Brisanz der zu schützenden Daten und Menge der verwalteten User kann es für Ihr Unternehmen einen relativ hohen Aufwand bedeuten, die Sicherheit der bestehenden Konfiguration zu warten und zu aktualisieren. Ausserdem gilt: Der Nutzen des Systems steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Mitarbeiter, denn ohne Aktualisierungen und regelmässige Pflege werden die Inhalte zur Datenwüste.

Wenn den Usern parallel ein freier Internetzugang zur Verfügung steht, gibt es immer auch die Gefahr des Missbrauchs im Sinne von privater Nutzung oder der Erhöhung von Risikofaktoren, zum Beispiel durch computervirenverseuchte Mails.

Die Vorteile unternehmensweiter Kommunikation überwiegen diese Herausforderungen jedoch bei weitem.

Potenzielle Nachteile:

  • Einschränkungen der Leistungsfähigkeit
  • Verlangsamte Datenübertragung bei Netzüberlastung
  • Sicherheitsaufwand, höherer Kostenfaktor
  • Einführungsseminare sind notwendig
  • Internetzugänge werden missbräuchlich genutzt

 


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